Cómo emitir tu primer comprobante electrónico en 5 minutos

Si ya tenés certificado de Hacienda y los datos básicos de la empresa, esta guía te lleva desde cero hasta un comprobante aceptado por Hacienda en menos tiempo de lo que tardás en pedir un café.

Antes de empezar, tené a mano

• Tu certificado .p12 — emitido por el MICITT a nombre del contribuyente. Si no lo tenés, pedilo en firmadigital.go.cr. Tardás más en conseguirlo que en emitir la factura.
• El PIN del certificado — el que definiste al generar el .p12. Si lo perdiste, hay que regenerar el certificado.
• Cédula de la empresa (física o jurídica).
• Actividad económica principal (código de 6 dígitos). Si no te la sabés, Facturitica la completa automáticamente buscándote en Hacienda por cédula.

Paso 1 — Creá tu cuenta

Entrá a /signup y registrate con tu email. No te pedimos tarjeta — el plan Free incluye 10 comprobantes al mes, suficiente para probar.

Apenas confirmás la cuenta, Facturitica te lleva al onboarding y arranca con el nombre de tu organización. Si sos contador y manejás varias empresas, ese es el nombre de tu oficina (ej. “Contaduría Quesada”) — no el de tus clientes. Las empresas se agregan después.

Paso 2 — Agregá la empresa

En el paso siguiente, ingresá la cédula de la empresa. Facturitica consulta Hacienda por vos y pre-llena nombre legal, tipo de identificación y actividades económicas autorizadas. Si algo falta (ubicación exacta, teléfono, email para recibir facturas), lo completás con un clic.

Tip: usá un email real de la empresa como correoElectronico. Ese es el que aparece en cada comprobante y al que tus clientes responden cuando tienen dudas.

Paso 3 — Subí el certificado

Seleccioná el archivo .p12 y escribí el PIN. Facturitica firma un XML de prueba al vuelo para verificar que el certificado funciona; si falla, te dice por qué (PIN incorrecto, certificado vencido, emisor no coincide con la cédula de la empresa).

El certificado se encripta con AES-256-GCM antes de guardarse. El PIN no se persiste en disco — sólo se usa en el momento de firmar. Cuando el certificado está por vencer, te avisamos 60 y 15 días antes por email y en el dashboard.

Paso 4 — Emití el primer comprobante

Desde el dashboard, hacé clic en + Nuevo. Te aparece un formulario corto:

• Tipo — Factura Electrónica (FE) si tenés los datos del cliente, o Tiquete Electrónico (TE) si es un consumidor final sin cédula. Casi siempre vas a usar una u otra según el caso; Facturitica acepta también notas de crédito y débito cuando necesitás ajustar.
• Líneas — una por producto o servicio. Por cada línea, buscá el código CAByS por nombre (“consultoría”, “café”, “camiseta algodón”) y seleccioná el que mejor aplique. El CAByS define la tarifa de IVA — Facturitica la pone por vos.
• Totales en vivo — a medida que cargás líneas, se calculan el subtotal, el IVA y el total. Si algo no cuadra, lo ves antes de emitir.

Dale a Emitir. En menos de un segundo el comprobante está firmado y en la cola para Hacienda.

Paso 5 — Qué pasa después (automático)

Una vez que le das a emitir, Facturitica hace varias cosas en paralelo sin que tengas que intervenir:

1. Genera el XML v4.4 con la clave numérica oficial de 50 dígitos y el consecutivo único.
2. Firma con XAdES-EPES usando tu certificado.
3. Valida contra el XSD oficial de Hacienda dos veces (antes y después de firmar). Si algo no cumple el esquema, el comprobante se marca como rejected y te explica exactamente qué campo falló.
4. Envía a Hacienda vía el endpoint oficial. Suele tardar 10–20 segundos.
5. Manda el email al receptor (y a vos como copia) con el XML firmado + PDF de representación gráfica adjuntos, apenas Hacienda lo acepta.

Vas a ver el estado cambiar en tiempo real en la lista de comprobantes: draft → signed → dispatched → accepted. Si por alguna razón Hacienda rechaza (ej. CAByS inválido para la actividad económica registrada), ves rejected con el motivo exacto.

Errores típicos del primer intento

“Certificado no coincide con la cédula”

El .p12 está emitido a nombre de una persona o empresa distinta a la que cargaste. Un certificado firma sólo a nombre de quien lo tiene. Cargá el correcto o creá una empresa nueva para ese certificado.

“PIN incorrecto”

El PIN distingue mayúsculas/minúsculas. Si lo perdiste, el certificado hay que regenerarlo — no hay forma de recuperarlo desde el .p12.

“CAByS no autorizado para tu actividad”

Hacienda controla que el CAByS que usás en una línea sea compatible con las actividades económicas registradas. Si vendés consultoría y cargás una línea con CAByS de zapatos, te lo rechaza. Dos salidas: (a) cambiá el CAByS por uno compatible, o (b) registrá la actividad adicional en tu ATV.

“Hacienda no responde”

El sandbox o la producción de Hacienda a veces cae por mantenimiento. No es problema tuyo ni nuestro. Facturitica reintenta automáticamente (backoff exponencial, hasta 6 intentos). En el status de nuestro sistema ves si somos nosotros, y los comprobantes quedan en cola hasta que Hacienda vuelva.

Siguientes pasos

• Si manejás varias empresas: en el dashboard hacés clic en el selector de empresa arriba para alternar sin perder contexto.
• Para emitir en volumen: usá Carga masiva (CSV o XLSX) desde la pantalla de comprobantes. Se valida entero antes de emitir nada — si una fila falla, ninguna se emite.
• Para el cierre mensual: entrá a Cómo armar tu D-104 del mes — una guía aparte.
• Integrá tu POS o ERP: la guía de API cubre el flow de bearer token, emisión por HTTP y webhooks.